Remarque importante sur cette fiche :

Les dispositions prévues dans le décret de 2016-151 sont plus précises que celles reprises dans l’accord national. Cela concerne surtout la procédure d’autorisation de télétravail.

Références réglementaires

« L’accord du 13/07/2021 : L’accès au télétravail et le développement des tiers lieux

L’accès au télétravail :

Il appartient à l’employeur de veiller au dialogue préalable et à la transparence des critères retenus pour différencier les activités télétravaillables des activités non éligibles selon les critères définis précédemment.  L’éligibilité des activités au télétravail fait l’objet d’un dialogue social de proximité.

L’employeur public fournit aux agent·e·s en télétravail placés sous son autorité, l’accès aux outils numériques. L’instruction des demandes se fait à un rythme régulier défini dans les accords locaux et en tout état de cause de manière infra-annuelle. Une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de sa réception ou de la date limite de dépôt lorsqu’une campagne de recensement des demandes est organisée. Une autorisation d’exercice des fonctions en télétravail est remise dans les conditions fixées par l’article 8 du décret du 11 février 2016. Les demandes doivent être instruites à tout moment s’agissant des situations particulières mentionnées au point 10 du présent accord.  Le refus opposé à une demande d’autorisation de télétravail (initiale ou de renouvellement) doit être motivé et précédé d’un entretien. En cas de rejet de sa demande initiale ou de renouvellement de télétravail, l’agent·e peut saisir la CAP ou la CCP compétente.

Le développement des espaces partagés (tiers-lieux) :

La notion de tiers lieu englobe tous les espaces partagés de télétravail, notamment publics, qui se distinguent du domicile de l’agent·e et des lieux à usage privé depuis lesquels il est autorisé à sa demande à télétravailler. Ces tiers lieux doivent être conformes aux règles applicables en santé et sécurité au travail.  Cette modalité peut être mise en œuvre notamment par une mutualisation de locaux publics ou associatifs de différentes administrations, afin d’offrir aux agent·e·s une alternative au travail à leur domicile, de leur permettre de maintenir un lien social et de participer à la dynamisation de certains territoires.  Cette option est particulièrement intéressante pour les agent·es dont le domicile n’offre pas des conditions optimales de télétravail mais qui souhaiteraient néanmoins pouvoir bénéficier de cette organisation du travail. Les contraintes de sécurité et de confidentialité et de protection des données de l’agent·e doivent être prises en compte par l’employeur ou l’autorité compétente à qui il revient d’informer l’agent·e des procédures qu’ils ont mises en place. Une réflexion de développement de tiers-lieux par les administrations permet de s’engager dans une politique d’équilibre des territoires et peut réduire les inégalités entre les femmes et les hommes. La cartographie des tiers-lieux est présentée aux instances de dialogue social de proximité et mise à disposition des agent·e·s. Les employeurs prennent en charge les tiers lieux qu’ils mettent à disposition de leurs agent·es. Lorsqu’un agent·e sollicite la possibilité de télétravailler depuis un tiers-lieu distinct de ceux proposés par son employeur, ce dernier n’est pas tenu par la réglementation de prendre en charge le coût de la location de cet espace. Conformément à la logique d’accord, ce point peut être abordé dans les accords locaux. La ou les localisations du ou des lieux de télétravail sont des éléments de l’autorisation de télétravail transmise à l’employeur. La demande écrite de télétravail doit préciser les modalités d’organisation souhaitées et notamment le ou les lieux de télétravail souhaité(s). Les signataires renvoient à la négociation locale le développement potentiel des tiers lieux en tant qu’ils sont tant le corollaire que la condition de la mise en place de cette organisation spécifique du travail. »

« Article 2-1 du Décret n° 2016-151

Création Décret n°2020-524 du 5 mai 2020 – art. 2

L’autorisation de télétravail est délivrée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail. Elle peut prévoir l’attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine ou du mois ainsi que l’attribution d’un volume de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an dont l’agent·e peut demander l’utilisation à l’autorité responsable de la gestion de ses congés. Un agent·e peut, au titre d’une même autorisation, mettre en œuvre ces différentes modalités de télétravail.

Conformément à l’article 9 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020, les dispositions issues dudit décret s’appliquent aux demandes initiales ainsi qu’aux demandes de renouvellement présentées à compter de sa date d’entrée en vigueur. »

« Article 5 du Décret n° 2016-151

Modifié par Décret n°2020-524 du 5 mai 2020 – art. 4

L’exercice des fonctions en télétravail est accordé sur demande écrite de l’agent·e. Celle-ci précise les modalités d’organisation souhaitées. Lorsque le télétravail est organisé au domicile de l’agent·e ou dans un autre lieu privé, une attestation de conformité des installations aux spécifications techniques, établie conformément aux dispositions prises en application du 9° du I de l’article 7, est jointe à la demande. Le chef de service, l’autorité territoriale ou l’autorité investie du pouvoir de nomination apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées et l’intérêt du service. Lorsque l’autorité investie du pouvoir de nomination est le Centre national de gestion, cette appréciation est assurée :

1° Par le chef d’établissement pour les directeurs adjoints et les directeurs des soins ;

2° Par le directeur général de l’agence régionale de santé pour les chefs des établissements mentionnés aux 1°, 3° et 5° de l’article 2 de la loi du 9 janvier 1986 susvisée

3° Par le préfet du département pour les établissements mentionnés aux 4° et 6° du même article 2.

Une réponse écrite est donnée à la demande de télétravail dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de sa réception ou de la date limite de dépôt lorsqu’une campagne de recensement des demandes est organisée. En cas de changement de fonctions, l’agent·e intéressé doit présenter une nouvelle demande. L’autorisation peut prévoir une période d’adaptation de trois mois maximums. Il peut être mis fin à cette forme d’organisation du travail, à tout moment et par écrit, à l’initiative de l’administration ou de l’agent·e, moyennant un délai de prévenance de deux mois. Dans le cas où il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l’initiative de l’administration, le délai de prévenance peut être réduit en cas de nécessité du service dûment motivée. Pendant la période d’adaptation, ce délai est ramené à un mois. Le refus opposé à une demande d’autorisation de télétravail ainsi que l’interruption du télétravail à l’initiative de l’administration doivent être motivés et précédés d’un entretien. Conformément à l’article 9 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020, les dispositions issues dudit décret s’appliquent aux demandes initiales ainsi qu’aux demandes de renouvellement présentées à compter de sa date d’entrée en vigueur. »

« Article 7 (I – 2°) du Décret n° 2016-151

Modifié par Décret n°2020-524 du 5 mai 2020 – art. 6

2° La liste et la localisation des locaux professionnels éventuellement mis à disposition par l’administration pour l’exercice des fonctions en télétravail, le nombre de postes de travail qui y sont disponibles et leurs équipements ; […] »

« Article 8 du Décret n° 2016-151

Modifié par Décret n°2020-524 du 5 mai 2020 – art. 7

I. – L’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail mentionne :

1° Les fonctions de l’agent·e exercées en télétravail ;

2° Le lieu ou les lieux d’exercice en télétravail ;

3° Les modalités de mise en œuvre du télétravail et, s’il y a lieu, sa durée, ainsi que les plages horaires durant lesquelles l’agent·e exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et peut être joint, par référence au cycle de travail de l’agent·e ou aux amplitudes horaires de travail habituelles ;

4° La date de prise d’effet de l’exercice des fonctions en télétravail ;

5° Le cas échéant, la période d’adaptation prévue à l’article 5 et sa durée.

II. – Lors de la notification de l’autorisation d’exercice, l’autorité mentionnée à l’article 5 remet à l’agent·e intéressé :

1° Un document d’information indiquant les conditions d’application à sa situation professionnelle de l’exercice des fonctions en télétravail, notamment :

a) La nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ;

b) La nature des équipements mis à disposition de l’agent·e exerçant ses activités en télétravail et leurs conditions d’installation et de restitution, les conditions d’utilisation, de renouvellement et de maintenance de ces équipements et de fourniture, par l’employeur, d’un service d’appui technique ;

2° Une copie des règles mentionnées à l’article 7 et un document rappelant ses droits et obligations en matière de temps de travail et d’hygiène et de sécurité.

Conformément à l’article 9 du décret n° 2020-524 du 5 mai 2020, les dispositions issues dudit décret s’appliquent aux demandes initiales ainsi qu’aux demandes de renouvellement présentées à compter de sa date d’entrée en vigueur »

Points de vigilance pour la négociation

>>> SUR L’ACCÈS AU TELETRAVAIL

Sur l’éligibilité des activités :

• L’accès au télétravail requiert des critères précis, énoncés, négociés. Chaque poste de travail doit être passé en revue pour éviter les déclinaisons partielles et partiales du télétravail. L’éligibilité est analysée, rappelons-le, par activités et non par postes. Ce qui signifie qu’une analyse peut être faite en répartissant les postes entre ceux qui comportent des activités entièrement télétravaillables, ceux qui comportent certaines activités télétravaillables et ceux qui n’en comportent aucune. Il ne faut donc pas se borner à une liste de postes ou de fonctions mais pousser l’analyse au-delà. Rappelons aussi qu’un poste identifié comme éligible au télétravail ne signifie pas qu’il doive nécessairement être organisé sous forme de télétravail. La demande est bien un acte volontaire de l’agent·e. L’analyse au plus près suppose des prérequis au sein des administrations et notamment des fiches de postes détaillées et précises. C’est un travail fastidieux mais cela évite l’arbitraire des directions qui risquent moins de raisonner en fonction de l’intérêt du service ou des agent·e·s qu’en fonction de leur convenance personnelle. Cela limite l’arbitraire résultant de la rédaction actuelle du décret 2016-151 qui stipule (article 5) que l’employeur « apprécie la compatibilité de la demande avec la nature des activités exercées et l’intérêt du service ». Formulation vague qui donne la main à la hiérarchie. L’analyse collective va au contraire dans le sens d’une plus grande égalité de traitement entre les agent·e·s.

• Suivant la nature des activités relevant de tel ou tel employeur public, il peut être plus facile d’identifier non pas les postes qui sont éligibles au télétravail mais à l’inverse ceux qui ne le sont pas. Cette façon de faire permet de faire de l’éligibilité la norme et la non-éligibilité l’exception ; ce qui est avantageux pour les agent·e·s (à condition bien entendu que les conditions du volontariat soient effectives).

• Rappelons que la liste des activités éligibles est une obligation réglementaire pour l’employeur public qui doit obligatoirement l’énoncer dans son arrêté-délibération ou décision (suivant le versant). Ceci est prévu à l’article 7 du décret 2016-151. C’est cet acte administratif qui fixe le périmètre collectif du télétravail.

• Notons aussi l’obligation de fournir à l’agent·e autorisé·e à télétravailller un document d’information prévu au 8-I-1° du décret 2016-151 ; document qui comporte des mentions obligatoires et dont le modèle nécessite une attention syndicale soutenue.

• Considérant qu’il y a une volonté de certains employeurs publics de tirer profit de la mise en œuvre du télétravail pour « ubériser » les services publics, il importe de vérifier que la mission de service public continue à être remplie en respectant partout les principes de gratuité et d’accessibilité des services.

Sur l’autorisation individuelle :

• L’autorisation de télétravail répond à une procédure précise. C’est à l’agent·e de formuler sa demande (ce qui est somme toute logique car cela marque bien le principe d’une demande volontaire). Cette demande doit bien spécifier les modalités souhaitées. Il faut donc préciser le nombre de jours et l’organisation souhaitées. Il n’y a pas de motif à fournir mais les lieux souhaités d’exercice sont à préciser. Il est fortement conseillé de disposer d’un formulaire type de demande permettant de prévenir des demandes incomplètes ou des imprécisions qui seraient ensuite préjudiciables à l’agent·e. Cela facilite aussi une certaine homogénéité de traitement des demandes. Si un formulaire est établi, il doit être mis à disposition de toutes et tous et pas simplement à l’occasion des campagnes de recensement à l’initiative de l’employeur. Ce formulaire doit aussi être mis à disposition des nouvelles et nouveaux agent·e·s dès leur arrivée.

• L’instruction des demandes individuelles doit se faire dans un délai max d’un mois. Il faut veiller à l’application effective de cette disposition (article 5 du décret 2016-151) ainsi qu’au décalage qui peut exister entre la demande, la réponse et la mise en œuvre effective.

• Les demandes de télétravail peuvent aussi se faire à l’occasion d’une campagne de recensement par l’employeur. Ceci semble opportun pour assurer une plus grande égalité de traitement mais ne doit pas faire barrage à d’autres demandes au fil de l’eau qui pourraient survenir, notamment s’il s’agit de changements de postes, de renouvellement ou de situations particulières.

• Il n’est pas prévu de durée sur l’autorisation individuelle. Cela peut sembler plutôt protecteur pour l’agent·e car il/elle peut renoncer au télétravail dans les deux mois sans motif. C’est le principe de réversibilité. À l’inverse, l’employeur public doit motiver son refus de télétravail et recevoir l’agent·e en entretien. L’agent·e dispose en outre d’une possibilité de saisine de la CAP ou de la CCP.

• Notons que ce délai de prévenance de deux mois est ramené à un mois si on se situe dans une période d’adaptation à l’occasion de la mise en place du télétravail (la période d’adaptation ne peut excéder 3 mois). Il faut noter également que le délai de prévenance peut être réduit ou supprimé si toutes les parties sont d’accord.

• Il faut être vigilant et bien isoler le cas de figure où l’employeur suspend le télétravail ou demande à l’agent·e de modifier son jour de télétravail en raison d’une nécessité de service. Il convient de demander une motivation et faire en sorte que cette suspension soit strictement proportionnée à la nécessité. Un suivi particulier de ces situations est à exiger si vous constatez une fréquence accrue.

• Voir situations particulières (femmes enceintes/handicap/proches aidants) fiche 10.

• Une vigilance particulière doit être apportée à la rédaction de la décision individuelle. Des mentions obligatoires sont prévues à l’article 8 du décret 2016-151 mais il convient de les rédiger de manière précise et concrètes pour les rendre opposables en cas de nécessité.

>>> SUR LE DÉVELOPPEMENT DES ESPACES PARTAGÉS

Notons le changement sémantique entre le décret 2016-151 qui évoque le travail hors des locaux où l’agent·e est affecté·e (lieu à usage professionnel) à la notion « d’espaces partagés » dans l’accord national. S’il renvoie toujours à l’idée de tiers lieux, la notion d’espaces partagés induit une forme de mutualisation à laquelle il faut prêter attention.

• Rappelons d’abord qu’il y a plusieurs modalités de télétravail. Le travail à domicile, le travail dans un autre lieu privé et enfin le travail dans un lieu à usage professionnel. L’autorisation d’exercice de l’agent·e peut prévoir l’une de ces modalités ou les panacher.

• D’après l’article 6 du décret 2016-151, l’employeur « n’est pas tenu de prendre en charge le coût de location d’un espace dédié au télétravail ». Notons une évolution positive sur ce point dans l’accord national puisqu’il est précisé que lorsqu’un·e agent·e sollicite la possibilité de travailler dans un tiers lieu distinct de ceux proposés par l’employeur, celui-ci n’est pas tenu de prendre en charge le coût de la location.

• La liste des tiers lieux doit être portée sur l’arrêté, la délibération ou la décision collective de télétravail de l’administration (article 7 du décret). Il faut profiter de ce temps pour vérifier les conditions concrètes d’organisation du tiers lieu. On pense en particulier à la coordination de l’occupation des locaux avec d’autres employeurs, le planning d’occupation des locaux qui en découle et ses modalités d’actualisation, la responsabilité administrative du site et la gestion des flux d’agent·e·s, la gestion des incidents pouvant s’y produire ou des nuisances pesant sur les conditions de travail, les changements dans les besoins au fil des demandes et autorisations individuelles, les conditions de sécurisation de ces locaux. Tout ceci n’est pas seulement du ressort d’une convention entre employeurs mais concerne directement la santé et la sécurité des agent·e·s, d’où un droit de regard syndical. 

• Rappelons encore le droit à réversibilité. Cela signifie que l’employeur ne peut prendre prétexte de l’existence d’un tiers lieu pour supprimer le poste de travail initial de l’agent·e sur son lieu d’affectation ou sa réorganisation en bureau anonyme (type Flex office).

Ce qu’il reste à gagner

>>> SUR l’ACCÈS AU TÉLÉTRAVAIL

• Possibilité de réexamen périodique des activités éligibles à l’occasion de chaque demande individuelle. Les conditions d’exercice, les évolutions techniques, les organisations de travail évoluent et peuvent offrir de nouvelles possibilités qui nécessitent un réexamen et non un refus bureaucratique.

• Faire le lien entre l’éligibilité des postes au télétravail et la démarche de prévention des risques professionnels, y compris avec les services de santé au travail qui doivent être de pleinement inscrits dans la démarche.

• Obtenir une liste socle de tous les équipements nécessaires et préalables à la mise en œuvre du télétravail. Au-delà de la bonne exécution des tâches, ce sont les conditions d’hygiène et de sécurité qui doivent être prises en compte. Les outils numériques ne se limitent pas à l’ordinateur mais aussi les logiciels, consommables, VPN, droits d’accès à distance, téléphones… En clair, tout ce qui permet un poste de travail entièrement équipé et tout ce qui prévient les transferts de charges de l’employeur vers le domicile de l’agent·e. Nous savons que l’allocation forfait établie par le décret du 26 août 2021 ne saurait être un solde de tout compte des frais (et encore moins des équipements) engagés par les agent·e·s. Le forfait télétravail ne peut en aucun cas servir d’alibi pour exonérer l’employeur de ses obligations en matière d’équipements numériques (voir fiche 9).

• Obtenir un suivi en temps réel des effectifs concernés par le télétravail avec une déclinaison suivant les modalités de mise en œuvre (fréquences hebdomadaires, services concernés…) permettant suivi et analyse critique.

• Demander à ce qu’il soit fait un suivi des délais de traitement des demandes individuelles (réponses en moins d’un mois) à intégrer dans les indicateurs de suivi de l’accord.

>>> SUR TIERS LIEUX :

• La mise en œuvre de tiers lieux doit se faire de manière égalitaire c’est-à-dire qu’il ne faut pas que l’accès ne soit possible que pour une partie des agent·e·s éligibles au télétravail. Il y a donc lieu de penser le maillage territorial pour proposer plusieurs tiers lieux au besoin et assurer un volume d’accueil adapté aux demandes.

• Obtenir un bilan spécifique des tiers lieux (conditions et adaptations des équipements) y compris salle de repos et espace de convivialité.

• Donner la possibilité aux agent·e·s de proposer un tiers lieu adapté, opposable à l’administration. Cela permet de répondre aux situations d’agent·es qui n’ont pas le confort matériel suffisant pour travailler de chez eux ou qui sont dans une « zone blanche » avec une connexion internet faible voire inexistante.

• En tout état de cause, les agent·e·s doivent être concerté·e·s en amont de la décision établissant la liste des tiers lieux afin de voir si les propositions de l’administration répondent effectivement aux besoins et aspirations des agent·es. Ces échanges ne doivent pas se contenter d’un cadre informel mais doivent s’inscrire dans des réuni·ons dédiées.